Konular, sorunlar, fırsatlar adeta sözleşmişler, geometrik artıyorlar. Arayış içindeyiz. Temel nedeni ayakta kalabilmek. Ne arıyoruz… günü kurtaracak çözümler, gemiyi yüzdürecek kazanç, daha ileri taşıyacak ekip, rakipten farklılaşacak hizmet, yaratıcı ürünler…
Gözümüz dışarıda, bize doğru yolu kim gösterebilir diye sorguluyoruz… Doğru çözümlere ulaşmak tabii ki ehil yöntemlerle mümkün. Ama ne kadar “şahane” çözüm ithal ederseniz edin iş, içeride bitmiyor mu? Önerileri uygulayacak ekiplerin fikri yok mu? Gelen önerileri uygulamaya her zaman her koşulda gönüllü oldukları söylenebilir mi?
Yönetim ve inovasyon danışmanı Yekta Özözer ekibiyle çalıştay düzenliyor; diğer ifadeyle ortak akıl toplantıları. Akıl akıldan üstündür gibi güzel deyişleri kullanmayı sevsek de
ortak akla sıklıkla başvurduğumuz söylenemez. Sözü fazla uzatmayacağım, başkasının aklını kendi aklına eklemek isteyen şirketlerin çözüm ortağı olan danışmanlardan biri olarak Özözer’den yöntem ve gözlemlerini anlatmasını rica ettim.
Sık sık duyduğunuz çalıştay ya da ortak akıl toplantılarının ne işe yaradığını, nasıl organize edilebileceklerini, sonrasında ne şekilde yönetilmeleri gerektiğini anlattı. Söyleşimizin çarpıcı detaylarından biri “kök nedene inmek” tespiti oldu. Kök nedene inmeden sorunların etrafında yolculuk yaptığımızı gördüm. Özözer’in yanıtlarını, sorunları çözmekte ya da fırsatları yakalamakta faydalanacağınızı düşünüyorum. Dikkatimi çeken bu söyleşiyi metin formatında Yaprak Özer blog’da, dijital olarak Youtube kanalımda paylaşmaktan mutluyum.
Çalıştay nedir? Niye yapılır? Kim talep eder?
Çalıştay herhangi bir konuda yapılabilir. Örneğin, müşterimize daha iyi hizmet verebilmek için ne yapabiliriz veya yeni nesle eski nesli biraz daha adapte edebilmek için neler yapabiliriz, şirketimizde büyümeyi nasıl yapabiliriz, öğretim sistemini nasıl geliştirebiliriz gibi.
Yöneticiler bu soruları bilmiyor mu? Size niye ihtiyaç duyuyorlar?
Akıllı insan aklını iyi kullanır, daha akıllı insan başkalarının akıllarını da kullanır. Çalıştayların iki tane büyük amacı var. Bir tanesi herkesin ortak aklını kullanabilmek çok daha iyi bir şey ortaya çıkarıyor. Çünkü şirketler büyüdükçe dışardaki bilgileri bir araya getirmek zorlaşıyor. Büyük bir bankayı düşünün, bir otomotiv şirketini, beyaz eşya şirketini, tekstil şirketini veya bir hizmet şirketini, kafe & restoran bile olabilir, ön yüzde müşteri ile odaklanan kısmın bildiği ile arka tarafta satın almanın bildiği yeterli olmuyor. İnsan kaynaklarının bildiğini de getirmek gerekiyor. Satışçıların, mali işlerininkini de getirmek gerekiyor. Hatta müşterinin müşterisinin ya da tedarikçinin tedarikçisinin bilgisini getirmek gerekiyor. Dolayısıyla dünya büyüdükçe bu parçaları birleştirmek zorlaşıyor. Hâlbuki büyük değişim ve başarıların değişik bilgileri bir araya getirmekten geçtiğini görüyoruz. Örneğin Rönesans’ın çıkış noktası; önce Medici ailesi bir araya getirmiş, daha sonraki yüzyılda Paris’te ve Roma’da kafelerde tartışmış birbirlerinden etkilenmişler. Bizde de Anadolu’da var, değişik ekoller birbirlerini tetiklemişler. Osmanlı dediğimiz Selçuklu’dan, Türkmen’den, Bizans’tan, Lidyalı’lardan bilgi sentezlemiş bir yer.
Çalıştay da bir araya getirilmiş bilgiler.
Bir amaç çerçevesinde, örneğin motivasyonu arttırmak, bir sorunu çözmek olabilir. Mesela yeni bir işletme kuruyoruz, nasıl yapalım da olabilir. Karlılıkta sıkıştık, yeni pazar alanları bulmak da yeni ürün geliştirmekte olabilir. Amaç çerçevesinde yapı oluşturulduktan sonra alttaki diğer bütün iş ortaklarının bir araya getirilmesi, çoğu durumda da çalışanların bir araya getirilmesi, fikirlerini alarak yaratıcı, iyi çözümlerin getirilmesi ve bir sonuca varılması süreci.
Soruları siz yönlendirdiğiniz için gerilim olmadan toplanmak mümkün oluyor herhalde…
Doğru, şöyle bir durum var, bazen dışardan bir göz daha objektif sorular sorabiliyor. Ana hedef belli ama örneğin motivasyon arttırmak, yeni bir pazar alanı bulmak, farklı alanlardan soru sorduğumuz için farklı düşünmeye sevk ediyoruz. Teknikler de kullanıyoruz. Türkiye’de şu da olabiliyor, siz moderatör olarak dışardan birisi varsa daha rahat konuşuyorsunuz ama kendi müdürünüz ya da direktörünüz varsa acaba eleştirilecek miyim korkusu olabiliyor.
Siz içerdeki farklı bilgilerin ortaya çıkmasını mı sağlıyorsunuz?
Evet. Nasıl bir koç konuyu çok detaylı bilmesi gerekmez ama süreci iyi yönetip o kişinin doğru bir şeyi bulmasını ve onu uygulamasını sağlar, biz de kuruma belli ölçüde koçluk yapar gibi onlardaki ortak aklı çıkarıp grubun büyüklüğüne, ihtiyaca göre işe yarar fikirler ortaya çıkmasına ve çıkarken kesilmemesini sağlıyoruz. Zaman içerisinde farklılıklar getirdim, önce mutlaka kök nedene inmeye çalışıyorum. Bulduktan sonra üzerine yaratıcı fikirleri veya fırsat alanlarını genişletiyoruz.
Bulmaya çalıştığınızda çok zaman kaybetmiyor musunuz?
Orada iki tür çalışılıyor. Bir tanesi, gerçekten önceden yapılmış analizler olabiliyor ya da eğer firma bunu yapmak istemiyorsa iki saatte kök nedenleri bulmalarına yardımcı olup, sonra yaratıcı fikirlere geçiriyorum. Kök neden süresini biraz kısaltabilirseniz bazı durumlarda minimum 4 saatte bitebiliyor. Birçok uygulamamızı bir gün olarak yapıyoruz. Şehir dışından gelenler oluyor. Konu çok detaylandırılıp daha da projelendirilmesi gerekiyorsa o zaman 2 güne de çıkabiliyor. Ama genelde bir gün.
Şimdi en kritik olan bu çıktıları fırsata çevirmek.
Kesinlikle.
Çıktısı kullanılıyor mu, o konuda fikrinizi almak istiyorum.
Bizim birçok çalıştayımızda sonuçlar neredeyse yüzde 90 oranında uygulandı. Takip ediyoruz. Sürecin şöyle olmasında yarar var. Önce doğru kişileri bulmaya çalışalım. Farklı fikirler gelsin. Birinci aşamada konuyu ortaya atıyoruz. Önce kök neden, sonra yaratıcı fikirlerin geliştirilmesi arkasından bu fikirler çıktıktan sonra grubun kendisine de seçtirtiyoruz. Burada amaç şu, biz ne kadar katılımcıları gerçekten bu işin içinde söz sahibi yapabilirsek onu daha sonra sahiplenme oranları o kadar artıyor. Sonraki aşamada gerekli fikirleri seçmelerini sağlamaya çalışıyoruz.
Yönetimin de o süreç içerisinde olmasını sağlıyoruz. Burada ince nüans şu, kim işin içindeyse o süreci sahipleniyor. Çalıştay süresince katılımcıları işin içine katmaya çalışıyoruz. Seçme ve projelendirme için yönetimi de katmaya çalışıyoruz ki, sonrasında projelendirilmesi ve uygulanması lazım. Bu süreçt bazen ayrı bir değişim gerektiriyor. O yüzden biz yönetimden şunu bekliyoruz, bu fikirlerin gerçekten arkasında duracak mı, uygulayacak mı?
Çalıştayın temel yararı ne?
İki tane büyük yararı var. Bir tanesi ortak akıl, daha çok akıl, hepimizin aklında daha üstte bu ego, eko ile ilgili, ikincisi ise bir kişi o sürecin içinde kendisi ne kadar yer alırsa daha sonra uygulamada sahiplendiği için işin içine katmış oluyoruz.
Başarıya odaklanan bir şirket için çalıştay ne sıklıkla yapılmalı?
Kesin bir süresi yok. Özellikle Alman firmalarında ortak akıl toplantılarının oranı daha yüksek. Genellikle Türkiye’de veya Alman kültüründe olan firmalar sendikayı, işçiyi daha çok işin içine katan çalıştaylar yaparlar. Problemleri ortak akıl ile çözme inancınız yüksek ise çalıştay yapma sıklığınız o kadar artıyor.
