Kritik olan teknolojiyle ya da tasarımla fark yaratmak değil, içerikle fark yaratmak. Aslında iyi faaliyet yılı geçiren firmanın faaliyet raporu da başarılı oluyor. Trend’in adı içerik. Verilerden göstergelere, mesajlardan marka imajına kadar içeriği yalın ve anlaşılabilir sunabilmek faaliyet raporlarındaki tek mucize.
Faaliyet raporu şirketlerin finansal ve operasyonel performansını göstermek üzere hazırlanan emek yoğun iletişim aracı olarak tanımlanabilir. Bu raporların kurumsal iletişim açısından fayda katsayısı çok yüksektir. Faydasına karşın bir iki kusuru bulunur; hazırlanması meşakkatli, okunması zor, anlaşılması mucize diye özetlenebilir olumsuz yönleri…
Bu yüzden midir bilinmez, faaliyet raporlarının her hali mercek altında tutulur.
En popüler soru “Faaliyet raporlarında bu yılki trend nedir?”
Özetle, basılı raporlar hala tercih ediliyor, her zaman tercih konusu olacak. Boyut ve formatlarıyla sürekli oynanıyor. Raporların boyut ve hacmi, maliyet baskısıyla giderek küçülüyor, daralıyor. Bu yüzden yönetimsel ve operasyonel mesajları vermek için ayrılan kısıtlı alanı değerlendirebilmek için mucize beklemek yerine, farklı fikirler geliştirmek gerekiyor. Bence “trend” konusu bu nedenle gündemden inmiyor.
Raporların en önemli sorunu aynılaşma. Kaçınılmaz olarak birbirlerine benzeyen dokümanlardan söz ediyoruz. Diğer sorun rakamlar içinde kaybolmak. Rakam yorgunu raporları okutabilmek, hareket kazandırmak yönünde gösterdiğimiz çabalar sonsuza kadar süreceğe benziyor. Durum, Türkiye’ye özel değil, küresel gerçeği ifade ediyor.
Report Watch’a göre raporların aynılaşmasına yol açan nedenler şöyle:
- Şirketlerin ve finansal piyasaların globalleşmesi,
- Raporlama standartlarının uluslararası hale gelmesi,
- Talepkar ve bağlayıcı yasal düzenlemeler,
- Yatırımcı ilişkileri ve kurumsal iletişimdeki kültürel homojenleşme
Unutmamak gerekir ki, kriterler raporların kalitesini yukarı çeken zorunluluklar. Homojenleşme, raporlamada rakamsal dahil tüm içeriklerin evrensel okur yazarlığa taşınmasına işaret ediyor. Analist, yatırımcı ve hissedar bu sayede kolay karşılaştırma yapabilir hale geliyor. Amaç hızla tüketilebilir, fonksiyonel raporlar sunmak olunca, rapor iskeleti de söylemler de küresel bütünlük içinde gelişiyor ve aynılaşıyor.
Dilemma da bu! Standartlaşma, aynılaşma, fonksiyonel olmak, evrensel olmak, hızlı olmak ile farklı olmak, can alıcı olmak, değişik olmak gibi faktörler birbiriyle kavgaya tutuşuyor.
Raporlamada aynılaşmaya karşı kullanılabilecek farklar; tasarım, üretim ve dağıtım! Küresel raporların yerel görüntüleri bundan kaynaklanıyor.. İçi rakam ve benzer söylem, ambalaj dans ediyor, yemek pişiriyor, karaoke yapıyor, takla atıyor…
Finansal ve operasyonel bilgiyi çekici ve okunabilir kılmak nasıl mümkün olabilir?
Araçlardan biri teknoloji. Teknoloji raporların son kalesi(idi). Teknoloji sayesinde son yıllarda daha önce görmediğimiz rapor örnekleriyle tanıştık. Unutmayalım, teknoloji aynılaşmanın cenneti. Teknoloji geleneksel raporlar için akıllı içerik düzenlemeleriyle çözüm sundu, hayatı kolaylaştırdı, ama aynılaşmayı çözemedi.
İlaç, içerik. Hepimizi hepinizi farklılaştıracak en önemli unsur içerik.
Gelecek ve hedefler
Birçok şirket bir sonraki mali yılın hedeflerine yer vermeye çekiniyor. Oysa faaliyet raporlarının yıl içinde dönüp tekrar bakılacak referans kaynaklar olması ancak bu yolla sağlanabilir. Geleneksel raporlama anlayışına göre bir rapor geçmiş yılın sonuçlarını değerlendirip analiz ediyor. Şirketlerin ve yöneticilerin kamuya açık birçok platformda yıl boyunca açıklamış oldukları bilgilere dayanıyor. Gelecek planı, projeksiyon, öngörü gibi taahhütlere pek rastlanmıyor. Var olanlar da genelde çok ihtiyatlı ifadelerle geçiştiriliyor. Yöneticilerin bir sonraki yılın mali hedeflerini ve vaatlerini paylaşmak üzere cesaretlendirilmesi gerekiyor. Report Watch’a göre bu konuda Almanlar istisna. Orta vadeli ölçülebilir hedefleri vermekte de Japonlar iyi bir örnek.
Rakamlar yeterli değil
Kurumsal raporlama için finansal veriler hala en temel içerik olsa da finansal olmayan veriler, değerlendirme ve kararlar, geleceğe yönelik öngörüler, faaliyet raporlarının vazgeçilmez parçası haline geliyor. Günümüzde şirketlerin kazançları değişken, kurumsal yönetim ilkeleri daha kapsamlı, sosyal sorumluluklar her zamankinden daha fazla göz önünde… “Anlatıya dayalı raporlama” şirketin işi, piyasadaki pozisyonu, stratejisi, performansı ve gelecek beklentilerinin geniş kapsamlı ve anlamlı bir resminin görülebilmesi için finansal olmayan bilgiyi ifade ediyor. Bu tür sıcak veri, yönetim kurulları ve yatırımcıların, şirketi analiz ederken bulmak istedikleri önemli ipuçlarını sağlıyor. Anlatıya dayalı raporlama hissedarlarla ilişkileri geliştirebilmek için de çok önemseniyor.
Anlatma göster
Faaliyet raporunda şikayet edilen konulardan bir tanesi de çok tablo olması. Okuyucunun bu bilgi yoğunluğunda istediği bilgilere ulaşmasını sağlamanın en etkili yollarından bir tanesi infografiklerden yararlanmak. İnfografikte amaç anlatmak değil, göstermek. Bu grafik tekniğiyle birçok data şık ve kolay bir biçimde okuyucuya gösterilebiliyor. Bu tür bir uygulamayla birkaç maddede şirketin bütün bir senesini genel olarak görmek mümkün olabiliyor.
İşle eğlenceyi bir arada vermek
Bir faaliyet raporunun sıkıcı atmosferini dağıtmak için online raporlarda işle eğlenceyi birleştirmek de işe yarıyor. Moveable Online’a göre, oyunlarla zenginleştirilmiş dataların hazmedilmesi son derece kolay.
Özet ve detay aynı anda
Bir faaliyet raporunun hedef kitlesi çeşitli kesimlerden oluşuyor. Web teknolojileri ile içeriği ilgili hedef kitleye özel vermek mümkün olabiliyor. Başlıklarla ve linklerle bilgiyi özetleyip, okuyucunun kendi içeriğini seçebilmesi sağlanabiliyor. Basılı raporların özet bölümlerinde bu teknik yoğun olarak kullanılıyor. Online raporlarda link verilip bilgiye derinlemesine ulaşılması sağlanabiliyor. Yöntem, mobil cihazlar için de elverişli.
Esnek tasarımın gücü
Esnek tasarım, online faaliyet raporunun PC, akıllı telefon ya da tablete de uyum sağlamasını ifade ediyor. Resim, grafik, metin ve tablo bütününün esnek tasarlanması, tüm smart cihazlarda görüntülenmesini kolaylaştırıyor. Esnek tasarım web tasarımlarında genel olarak kullanılsa da online faaliyet raporları açısından bu bir yenilik.
Arama motoru optimizasyonu
Birçok kurum geniş kitlelere ulaşmak için arama motoru optimizasyonuna yöneliyor. PDF raporlar da optimize edilebiliyor ancak html raporlar bu konuda en iyi sonuçları veriyor. Arama sonuçları popülarite, güncelleme ve kullanıcı biçimlerine göre düzenlenebiliyor. Raporun kullanışlı olma özelliği artıyor, süreçleri interaktif hale getiriyor. Online dünyanın mottosu: “Bulunamıyorsa yok demektir”.
Videoda yeni uygulamalar dikkat çekici
Video yeni bir trend olmasa da sürekli olarak gelişiyor. Önceki yıllar videonun birçok değişik kullanımını gösterdi. Otomatik olarak açılan videolar, kısa filmler gibi birçok yenilik gördük. Bu sene şirketler daha inovatif yaklaşımlar deniyorlar.
